Ulga na złe długi – wszystko, co powinieneś wiedzieć!

Nie wszyscy płacą faktury na czas. Czy to oznacza, że Twoja firma musi ponosić konsekwencje zachowania nieuczciwych dłużników? Niekoniecznie. Ustawodawca przewiduje przecież możliwość skorzystania z ulgi na złe długi. Co to jest? Tym mianem nazywamy uwzględnione w prawie podatkowym rozwiązanie, które pozwala odliczyć od podatku wartość niezapłaconych faktur przychodowych. Korekta może dotyczyć zarówno VAT, jak i podatków dochodowych (PIT i CIT). Pojęcie wprowadzono do obiegu w roku 2020, ale ulga na złe długi 2023 nadal obowiązuje. Uwzględnimy ją w zeznaniu składanym rok później (w 2024 rozliczamy się za rok podatkowy 2023).

Zanim sprawdzimy, jak zaksięgować ulgę na złe długi krok po kroku, zobaczmy, komu należy się odliczenie. Nie każda nieopłacona faktura przychodowa pozwala skorzystać z tego rozwiązania. Jest kilka aspektów, o których należy pamiętać.

1. Musi upłynąć co najmniej 90 dni od daty wymagalności (terminu płatności) zobowiązania.
2. Nie może upłynąć więcej niż 3 lata od daty wystawienia faktury.
3. Trzeba być czynnym podatnikiem VAT na dzień poprzedzający wykorzystanie ulgi.
4. Zakaz korzystania z ulgi dla wierzytelności, które zostały zbyte.
5. Transakcja musi zostać zawarta na terytorium Polski.
6. Dłużnik musi być podatnikiem VAT.

Do ostatniego punktu trzeba koniecznie dodać wyjaśnienie. To, że osoba zalegająca z płatnością nie jest VAT-owcem, nie przekreśla możliwości skorzystania z ulgi na złe długi. U dłużnika trzeba wtedy postarać się o upadłość konsumencką lub wpisanie do rejestru długów. Można też potwierdzić prawo do wierzytelności orzeczeniem sądu i skierować sprawę do egzekucji komorniczej. Do tego zagadnienia jeszcze wrócimy.

Kwestie podatkowe zawsze wymagają ścisłego przestrzegania terminów. Tak samo jest z ulgą na złe długi – 90 dni to termin, który musi upłynąć od terminu zapłaty zobowiązania, aby wierzyciel mógł skorzystać z odliczenia. Nie możesz jednak zastosować zwolnienia, jeśli minęły trzy lata od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono fakturę. Ostatni warunek zawsze był taki, że dłużnik nie może być w trakcie postępowania upadłościowego lub restrukturyzacyjnego. Ta przesłanka została jednak wycofana i zajmiemy się nią później. Możliwość zastosowania ulgi na złe długi CIT jest dla przedsiębiorców szczególnie ważna. Przychód powstaje u nich w momencie zaistnienia należności, a nie wpływu środków. Konieczność odprowadzania podatku od kwot, których firma nie otrzymała, może być dotkliwe i powodować problemy z płynnością finansową – zwłaszcza dla małych firm.

Ulga na złe długi w podatku dochodowym to jedno, ale pozostaje jeszcze kwestia VAT. Ustawa o podatku od towarów i usług daje możliwość korekty podstawy opodatkowania oraz podatku należnego. Główny warunek brzmi następująco: nieściągalność wierzytelności musi zostać uprawdopodobniona. Co to znaczy? Jeśli minęło 90 dni od terminu płatności ustalonego w umowie lub na fakturze, a wierzytelność nie została uregulowana ani zbyta, to ustawowa przesłanka jest spełniona. Ulga na złe długi może dotyczyć całości zobowiązania albo nieściągalnej części długu. Przedsiębiorca musi zgłosić do urzędu skarbowego zamiar skorzystania z korekty za pomocą Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_V7).

A co z ulgą na złe długi u dłużnika? Musi dokonać korekty kwoty odliczonej. To dotyczy okresu, w którym upłynęło 90 dni od daty wymagalności zobowiązania. Pozostaje natomiast kwestia: ulga na złe długi a uregulowanie należności. Co się dzieje, gdy spłacimy wierzyciela? Możemy znów dokonać korekty – w całości albo w części, w której uregulowaliśmy zobowiązanie. Poprawka dotyczy okresu podatkowego, w którym nastąpiła spłata długu. Dłużnik może zwiększyć kwotę podatku naliczonego.

Omawiane zagadnienie to częściowo forma pomocy dla przedsiębiorców w czasach kryzysu. Zła sytuacja gospodarcza powoduje, że duża część podmiotów (nie tylko firm) ma problem z płaceniem zobowiązań na czas. Aby nie „karać” za to wierzycieli, wprowadzono dla nich możliwość zastosowania ulgi na złe długi (2020). Ustawa wprowadza to odliczenie od podatku dochodowego tam, gdzie wcześniej było niedostępne.

Jeśli chodzi o ulgę na złe długi VAT, to obecny stan prawny ustalił się w 2021 roku na mocy pakietu SLIM VAT 2. Rozporządzenie wydłuża możliwość skorzystania z ulgi z 2 do 3 lat po wystawieniu faktury. Znosi także warunek dotyczący kontrahenta – ten nie musi być już podatnikiem VAT, o czym pisaliśmy wcześniej. Ulgę na złe długi można dzięki temu stosować również w przypadku wierzytelności związanych z osobami fizycznymi. Zmieniono też inny warunek: od 2021 r. kontrahent może być w trakcie upadłości, restrukturyzacji lub likwidacji.

Fakt korzystania z ulgi na złe długi trzeba oczywiście ująć w ewidencji. Nie zawsze oczywista jest jednak odpowiednia metoda. Zatem jak zaksięgować ulgę na złe długi? Możliwości są tutaj różne. Ewidencja będzie wyglądać inaczej, jeśli korzystamy z odliczenia np. tylko na gruncie VAT, a inaczej z uwzględnieniem podatku dochodowego. Sposób księgowania będzie też zależny od założeń polityki rachunkowości danej jednostki. Ewidencja ulgi na złe długi krok po kroku może więc wyglądać następująco:

• strona Wn konta 224 – Rozliczenie VAT należnego,
• strona Ma konta 280 – Odpisy z tytułu aktualizacji wartości należności (analityka: korekta VAT).

Jeśli nasz dłużnik spłaci zobowiązanie, dokonamy zapisów odwrotnych:

• strona Wn konta 208 – Odpisy z tytułu aktualizacji wartości należności (analityka: korekta VAT),
• strona Ma konta 760 – Pozostałe przychody operacyjne.

Wiemy jednak, że również dłużnik musi dokonywać korekty podatku. Popatrzmy zatem na ulgę na złe długi i księgowanie u dłużnika. Operacje księgowe mogą wyglądać jak poniżej:

• strona Ma konta 222 – Rozliczenie VAT naliczonego,
• strona Wn konta 240 – Pozostałe rozrachunki.

Po spłacie zobowiązania zapisy będą analogiczne:

• strona Wn konta 222 – Rozliczenie VAT naliczonego,
• strona Ma konta 240 – Pozostałe rozrachunki.

W przepisach nie znajdziemy nakazu stosowania ulgi na złe długi. Jest to ukłon w stronę podatników, ale dokonanie korekty nie jest obligatoryjne po stronie wierzyciela. U dłużnika sprawa wygląda już nieco inaczej. Czy ulga na złe długi jest obowiązkowa, jeśli masz niespłacone długi? Tak, u dłużnika korekta jest konieczna. Nie musi jej dokonywać, jeśli spłacił zobowiązanie w okresie podatkowym, w którym przypadał 90. dzień po upływie terminu wymagalności zobowiązania.

Głównym celem wprowadzenia ulgi na złe długi jest swego rodzaju urealnienie CIT i VAT. Dlaczego mamy płacić podatek od dochodu, którego de facto nie otrzymaliśmy? Takie rozwiązania są ważne szczególnie w dobie kryzysu gospodarczego. Już sam brak otrzymania zapłaty za towary lub usługi wyświadczone na rzecz kontrahenta może powodować problemy z płynnością finansową. Konieczność odprowadzenia podatku może dodatkowo je pogłębić. Wadą ulgi na złe długi jest jednak to, że potem trzeba tę korektę cofnąć. Co się odwlecze, to nie uciecze – zwłaszcza w kwestii podatków.